RESMİ YAZIŞMA VE ORTAMLARI
Zorunlu hâller veya olağanüstü durumlar dışında tüm belgeler, idarelerce elektronik ortamda üretilip gönderilmelidir. Güvenli elektronik imza ile imzalanıp elektronik ortamda gönderilen bir belgenin fiziksel kopyası alınmamalı ve belge fiziksel ortamda saklanmamalıdır. Belge üstverileri ve imza bilgileriyle birlikte bütün olarak kurumsal bilişim sistemlerinde (veri tabanı, dosya sistemi vb.) saklanmalıdır.
Elektronik ortamda üretilmesinde herhangi bir engel bulunmayan belgeler, zorunlu hâl veya olağanüstü durum kapsamında değerlendirilmemelidir. Zorunlu Hâl İlgili mevzuata istinaden belgenin fiziksel ortamda üretilmesi gereken hâlleri ifade etmektedir. Söz konusu mevzuata ilişkin bazı örnekler aşağıda yer almaktadır.
Olağanüstü Durum Hizmeti aksatabilecek ve hak kaybına yol açabilecek şekilde, EBYS’lerin veya EBYS ile birlikte kullanılan kurum içi veya dışı uygulamaların uzun süreli olarak aşağıda belirtilen sebepler nedeniyle çalışmadığı durumları ifade etmektedir: Deprem, sel, heyelan veya yangın gibi doğal afet durumları Uzun süreli elektrik kesintileri EBYS veya EBYS’nin kullandığı donanım veya yazılım bileşenlerinin (veri tabanı, sunucu vb.) herhangi birine erişimde uzun süreli olarak sorun yaşanması Olağan dışı arızalar nedeniyle internet altyapısının geniş çapta hasar görmesi veya internet altyapısının çalışmaması Elektronik imza altyapısının çalışmaması sebebiyle elektronik imza/zaman damgası işlemi için erişilmesi gereken kurum dışı uygulamalara uzun süreyle erişilememesi İdareler, yukarıda belirtilen durumlar haricinde iç mevzuat (yönerge, tebliğ vb.) düzenlemeleriyle zorunlu hâl veya olağanüstü durum tanımlaması yapmamalıdır.
Resmi yazışmalarda dikkat edilecek hususlar; Kullanılacak kağıt tipi A4 olup, başlıklı kağıt kullanılacaktır. Resmi yazılar bir satır aralığı ile yazılacaktır. Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Paraflı nüshalar, birimde saklanacaktır. Aslına uygunluk, fotokopinin ya da kopyanın alt orta kısmına “Aslına Uygundur” yazılarak, onaylanacak kişinin imzası açılacak, imzalanan bu yazıyı ayrıca mühürleyecektir. Resmi yazılarda silinti, kazıntı olmayacak, harf ve rakamlar üst üste vurulmayacaktır. Resmi yazı ve dilekçenin ön yüzüne kayıt kaşesi basılmayacak, ilgili birimlere ya da personele havale yazılmayacak, bu tür işlemler evrakların arka yüzüne yapılacaktır.