Emlak Yöneticim

GİRİŞ

Ticari defterler, ticaretle uğraşan işletmelerin, faaliyetlerini düzenli bir şekilde takip etmeleri ve yasal yükümlülüklerini yerine getirmeleri için zorunlu olarak tuttukları defterlerdir. Bu defterler, hem işletmelerin mali durumunu doğru bir şekilde yansıtmak hem de vergi otoritelerini ve diğer denetim kurumları tarafından yapılacak denetimlerde kullanılmak amacıyla tutulur. Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanununa (VUK) göre, ticari defterlerin düzenli ve doğru bir şekilde tutulması zorunludur. Aşağıda ticari defterlerin türleri, işlevleri ve yasal gereklilikleri ele alınacaktır.

1.Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu

 Ticari defterlerin hangi türde olması gerektiğini belirlemiştir. Temel ticari defterler türleri şunlardır:

• Yevmiye Defteri: İşletmenin yaptığı tüm mali işlemlerin kronolojik olarak kaydedildiği defterdir. Yevmiye defteri, işletme faaliyetlerinin kaydına temel teşkil eder ve her işlem günlüğü şeklinde yazılır. Bu defterin her sayfası, noterden tasdik edilmelidir.
• Defter-i Kebir: Yevmiye defterinde yapılan işlemlerin, hesap bazında gruplandığı ve özetlendiği defterdir. Her hesap, kendi içinde düzenli bir şekilde tutulur. Genellikle bilanço esasına dayalı muhasebe sistemine sahip işletmelerde kullanılır.
• Envanter Defteri: İşletmenin mal varlıklarının ve borçlarının envanterini düzenli olarak kaydettiği defterdir. Genellikle bir yıl sonunda, özellikle bilanço çıkarılmadan önce kullanılır. Envanter defteri, işletmenin net mali durumunu gösterir.
• Kasa Defteri: İşletmenin nakit giriş ve çıkışlarını takip etmek için kullanılan bir defterdir. Kasa işlemlerini günlük olarak kaydedilir.
• Çek ve Senet Defteri: İşletmenin çek ve senet işlemlerini takip ettiği defterdir. Çek ve senetlerin girişi, çıkışı ve durumu kaydedilir.
• Alacak ve Borç Defteri: İşletmenin alacakları ve borçlarının düzenli olarak kaydedildiği defterdir. Bu defterde, ödeme tarihleri, tutarlar ve diğer ilgili bilgiler yer alır.

2.Ticari Defterlerin İşlevi ve Önemi 

Ticari defterler, sadece yasal zorunlulukları yerine getirmek için değil, aynı zamanda işletme yönetiminin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için de kritik bir rol oynar. Ticari defterlerin başlıca işlevleri şunlardır:

• Mali Durumun İzlenmesi: İşletmenin varlıkları, borçları, gelirleri ve giderleri ticari defterlerde düzenli olarak kaydedilir. Bu sayede işletme yöneticileri, şirketin mali durumu hakkında doğru bilgiye sahip olur.
• Vergi Yükümlülüklerinin Yerine Getirilmesi: Ticari defterler, vergi beyannamelerinin düzenlenmesinde temel kaynaklardan biridir. Yasal gereklilikler doğrultusunda gelir ve giderlerin doğru şekilde kaydedilmesi, vergi denetimlerinde işletmenin güvenirliğini artırır.
• Hukuki Güvence: Ticari defterler, olası bir hukuki ihtilaf durumunda işletme sahiplerine ve yöneticilerine delil niteliği taşıyan belgeler sunar. Özellikle ticari sözleşmelerin doğruluğunu kanıtlamak adına önemli bir kaynaktır.
• Denetim ve Kontrol: Ticari defterler, işletmenin iç denetim süreçlerinde kullanılır. Düzenli olarak yapılan muhasebe kayıtları, işletme içindeki finansal ve operasyonal hataların erken tespit edilmesine olanak sağlar.

3.Ticari Defterlerin Yasal Gereklilikleri

Türk Ticaret Kanununa göre, ticaretle uğraşan her işletme, ilgili defterler tutmak zorundadır. Bununla birlikte, Vergi Usul Kanununa göre işletmelerin belirle bir ciroları ve faaliyet türlerine bağlı olarak hangi defterleri tutacağı belirlenir. Örneğin, serbest meslek erbapları ile küçük işletmeler için defter tutma yükümlülükleri daha esnek olabilir.

Yasal gereklilikler arasında şunlar yer alır:

• Noter Tasdiki: Yevmiye defteri ve defter-i kebir gibi bazı ticari defterlerin her sayfası noterden tasdik edilmelidir.
• Zamanında ve Düzenli Kayıt: Ticari defterlere yapılacak tüm işlemler, yasal süreler içinde kaydedilmeli ve her işlem için geçerli belgeler (fatura, banka dekontu vb.) tutulmalıdır.
• Elektronik Defter: 2020 yılından itibaren birçok işletme için elektronik defter tutma zorunluluğu getirilmiştir. Elektronik ortamda tutulan defterler, belirli standartlara uygun şekilde ve e-Devlet uygulamaları üzerinden düzenlenir.

4.Ticari Defterlerin Düzenlenmesi ve Saklanması

Ticari defterlerin doğru bir şekilde düzenlenmesi ve saklanması, hem hukuki hem de mali açıdan büyük önem taşır. Defterler, belirli bir süre boyunca saklanmalı ve gerektiğinde denetim amacıyla ilgili kurumlarla paylaşılmalıdır. Türk Ticaret Kanununa göre, ticari defterler 10 yıl süreyle saklanmalıdır.

Defterlerin saklanması, fiziksel ya da dijital ortamda olabilir. Dijital defterlerin saklanması ve muhafaza edilmesi, özellikle şirketlerin dijital dönüşüm süreçlerine girmeleriyle birlikte önemli bir konu haline gelmiştir. Elektronik defterler, ilgili mevzuata uygun şekilde yedeklenmeli ve erişilebilir olmalıdır.

SONUÇ

Ticari defterler, işletmelerin mali ve hukuki düzenini sağlamak için temel araçlardır. Doğru ve düzenli tutulmaları, işletme sahiplerine ve yöneticilerine hem yasal hem de finansal anlamda büyük avantajlar sağlar. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanununa uygun olarak tutulan ticari defterler, işletmenin sürdürülebilirliği ve vergi yükümlülüklerini yerine getirmesi açısından kritik öneme sahiptir.