TUTANAK NEDİR
Tutanak tutma yaşanmış bir olay, bir toplantı, bir işlem süreci veya bir görüşmenin içeriğinin olduğu gibi olacak şekilde resmi kayıt altına alınması durumudur.
Tutanaklar hukuki süreçlerde koruma sağlamak, yaşanan olayın resmi şekilde belgelenmesi, hukuki süreçlerde resmi belge olarak referans gösterilmesi ve yaşanan durumun doğru şekilde aktarılması için tutulurlar.
Resmi kurumlar tarafından hazırlanan tutanaklar emniyet, noter, mahkeme, şirketler, devlet daireleri veya resmi kurumlar tarafından imzalanarak hazırlanabilirler. Tutanaklar resmi belgeler oldukları için hazırlanırken uyulması gereken belirli kurallar vardır.
Tutanak tutma işlemleri tutanağı tutulacak olayın niteliği ve yaşanan yeriyle ilgili değişikliklere ve farklı ayrıntılara sahip olabilir. Tutanak nasıl tutulur örnek olması için aşağıdaki şartları uygulayabilirsiniz:
Tutanağın içeriğine başlamadan önce başlığı kurallara uygun şekilde yazmanız gerekir. Eğer tutanağa konu olan olay için özel bir durum yoksa başlık sayfanın ortasına ve büyük harflerle olacak şekilde ‘TUTANAKTIR’ diye yazılmalıdır.
Tutanakta açıklanan olayın niteliği belirtildikten sonra olaya dair ayrıntılı bilgiler verilmelidir. Olayın ayrıntılı bilgilerine ek olarak olay bilgisine nasıl sahip olunduğuna da tutanak içerisinde yer verilmelidir. Olayın ne olduğuyla birlikte olayın nerede yaşandığı ve tarih, saat gibi bilgiler de net olarak belirtilmelidir.
Tutanak içerisinde belirtilen olayla ilgili kanıt olarak sayılabilecek deliller varsa bunlar da tutanağa eklenmelidir. Delillerin nasıl elde edildiği bilgisi de tutanakta yer almalıdır. Tutanak bir sayfadan daha uzun yer kaplayacaksa sayfaların arkası boş bırakılarak yeni sayfalardan numara verilerek devam edilmelidir. Tutanak içinde bilgileri yer alan kişilerin de ıslak imzaları gerekir. İmza bulunmayan tutanaklar geçerli değildir.
Tutanaklar yaşanan olayın bildirilmesi gereken durumlarda resmi belge taşıması nedeniyle tutulur. Tutanaklar yaşanan olaylar için yasal ve hukuki koruma, işletmenin yönetimsel durumları ve işçi-işveren ilişkileri için referans niteliği taşırlar.
Tutanakların resmi belge olarak sunulması ve olay adına faydalı olabilmesi için gerçek bilgilerle ve özenle hazırlanması gerekir. Farklı olaylar ve amaçlar için tutanaklar resmi belge olarak kullanılabilir.
Tutanak tutmanın faydalarını ise şu şekilde sıralayabiliriz: Yasal süreçlerde mahkeme, noter, resmi daireler veya kamu kurumları tarafından tutulan tutanaklar delil olarak kullanılarak yasal koruma sağlarlar. Yaptırım veya cezai işlemlerin uygulanması gereken olaylarda tutanaklar mahkemelerde olayın yaşanma sürecine dair resmi belge olarak sunulurlar. İşletme kurumlarında toplantıların içeriği ve müzakerelerin ayrıntılarını tutmak için tutanak tutulabilir. İleriki dönemlerde alınan kararlarda bu tutanaklardan yararlanılabilir.
İş yerlerinde tutulan tutanaklar iş yerinde yaşanan olaylara dair işveren ve işçiyi yasal süreçlerde korumak adına tutulabilir.