Yönetimlerin Yıl Sonu Yapmaları Gerekenler Nelerdir?

Yılın sonu yaklaşırken, apartman ve site yönetimleri için hesap verme ve gelecek yıla hazırlanma zamanı gelmiştir. Yönetimlerin Yıl Sonu Yapmaları Gerekenler bu kritik dönemde, mali durumun gözden geçirilmesi, genel kurula sunum hazırlanması ve binanın genel durumu değerlendirilmesi gibi önemli görevler tamamlanmalıdır.

Mali İşlemler

Yönetimlerin Yıl Sonu Yapmaları Gerekenlerden en önemlisi olan görevlerden biri mali işlemleri gözden geçirmek ve denetlemektir. Bu kapsamda şunlar yapılmalıdır:

Gelir ve Giderlerin Değerlendirilmesi: Yıl boyunca toplanan aidatlar, yapılan harcamalar ve kalan bakiye detaylı bir şekilde analiz edilmelidir. Bu analiz, hangi kalemlerde tasarruf yapılabileceği ve hangi alanlarda ek harcamaların gerekli olduğu gibi konularda önemli bilgiler sağlayacaktır.

Alacak ve Borçların Kontrolü: Kat maliklerine olan alacaklar ve tedarikçilere olan borçlar titizlikle kontrol edilmeli, güncel durum tespit edilmelidir. Geciken ödemeler için takip işlemleri başlatılmalı ve borçluluk oranı minimize edilmeye çalışılmalıdır.

Denetim Raporu Hazırlanması: Tüm mali işlemleri kapsayan detaylı bir denetim raporu hazırlanmalıdır. Bu rapor, genel kurulda sunularak yönetim kurulunun şeffaf bir şekilde hesap vermesini sağlayacaktır.

Genel Kurula Sunum

Yönetim kurulu, yıl sonu mali tablolarını ve genel durumu kat maliklerine sunmak için genel kurul toplantısı düzenlemelidir. Bu toplantıda şu hususlara yer verilmelidir:

Mali Rapor Sunumu: Hazırlanan denetim raporu kat maliklerine sunularak, yıl boyunca yapılan tüm mali işlemler şeffaf bir şekilde açıklanmalıdır.

Yaptırımların Değerlendirilmesi: Yıl boyunca tamamlanan tadilat, onarım ve diğer projeler kat maliklerine sunulmalı ve bu projeler için yapılan harcamalar gerekçelendirilmelidir.

Gelecek Yıla Dair Planlar: Yeni yılda yapılması planlanan projeler ve bu projeler için gerekli bütçe kat malikleriyle paylaşılmalı, onayları alınmalıdır.

Soru-Cevap: Kat maliklerinin soruları ve endişeleri dinlenmeli, gerekli açıklamalar yapılmalıdır.

Bina Durum Değerlendirmesi

Yönetimlerin yıl sonu yapmaları gerekenler, yıl sonunda binanın genel durumunu da değerlendirmelidir. Bu kapsamda şunlara dikkat edilmelidir:

Ortak Alanların Kontrolü: Asansör, merdiven, bahçe, çöp alanları gibi ortak alanların durumu kontrol edilmeli, gerekli bakımlar ve onarımlar yapılmalıdır.

Güvenlik Sistemleri: Binanın güvenlik sistemlerinin işlevselliği kontrol edilmeli, gerekli güncellemeler yapılmalıdır.

Yangın Güvenliği: Yangın söndürme sistemleri ve tahliye çıkışları kontrol edilmeli, yangın tatbikatları düzenlenmelidir.

Enerji Verimliliği: Binanın enerji verimliliği değerlendirilmeli, gerekli önlemler alınarak enerji tasarrufu sağlanmalıdır.

Mali tabloların kontrolünden genel kurula sunum hazırlanmasına ve bina durum değerlendirmesine kadar birçok önemli görevi kapsar. Bu görevlerin titizlikle yerine getirilmesi, yönetim kurulunun şeffaf bir şekilde hesap vermesini, binanın genel durumunun korunmasını ve gelecek yıla dair planların hayata geçirilmesini sağlayacaktır.

Yönetimlerin Yıl Sonu Yapmaları Gerekenler Gelir-Gider Tablosu Asmak Zorunlu mu?

Apartman yönetimi, şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkeleri üzerine kuruludur. Bu kapsamda, yöneticilerin yıl sonu hesaplarını vermeleri ve mali durum hakkında sakinleri bilgilendirmeleri oldukça önemlidir. Bu yazıda, apartman yöneticilerinin yıl sonu yapmaları gerekenler ile gelir-gider tablosunu asmanın zorunluluğu konusuna değineceğiz.

Yıl Sonu Hesap Verme Zorunluluğu

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36. maddesine göre, apartman yöneticisi her yıl genel kurulda kat maliklerine karşı hesap vermek zorundadır. Bu hesap verme işlemi, yıl  sonu mali tabloları, yapılan harcamaların belgeleri ve diğer mali bilgiler ışığında gerçekleştirilir.

Yıl Sonu Hesap Vermesinde Yer Alan Bilgiler:

Toplanan aidat tutarları ve aidat tahsilat durumu

Yapılan tüm harcamaların kalem ve tutarları

Banka hesap dökümleri

Borç ve alacak durumu

Yönetim kurulu tarafından alınan kararlar

Gelecek yıl için bütçe taslağı

Gelir-Gider Tablosu Asma Zorunluluğu

Kanunda, apartman yöneticisinin gelir-gider tablosunu asması ile ilgili net bir zorunluluk bulunmamaktadır.

Ancak, Kat Mülkiyeti Kanunu‘nun 18. maddesine göre, kat malikleri, yönetim kurulundan her zaman bilgi alma ve denetleme hakkına sahiptir. Bu kapsamda, apartman sakinleri, Yönetimlerin Yıl Sonu Yapmaları Gerekenler kapsamında gelir-gider tablosunu talep edebilirler.

Yönetim kurulunun da şeffaf bir yönetim anlayışı benimsemesi ve gelir-gider tablosunu apartmanda herkesin görebileceği bir yere asması, sakinler arasında güven ortamının oluşmasına katkıda bulunacaktır.

Gelir-Gider Tablosunun Faydaları

Sakinlerin aidatlarının nasıl kullanıldığını görmelerini sağlar.

Yönetim kurulunun mali açıdan hesap verebilirliğini artırır.

Apartman sakinleri arasında şeffaflık ve güveni teşvik eder.

Gelecekteki bütçeleme ve harcama planlaması için rehberlik sunar.

Apartman Yöneticisi İşletme Defteri Tutmak Zorunda mı?

634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nda (KMK) apartman yöneticisinin işletme defteri tutma zorunluluğuna dair açık bir madde bulunmamaktadır. Ancak KMK’nın 32. Maddesi’nde, “Yönetici, kat malikleri kurulunca kendisine tevdi edilen para ve senetleri, bankada bir hesapta saklamak ve her yıl sonunda bir işletme hesabı vermek zorundadır” hükmü yer almaktadır. Bu hükümden yola çıkarak, apartman yöneticisinin işletme defteri tutmasının yasal bir zorunluluk olduğu söylenebilir.

İşletme Defterinin Önemi

İşletme defteri, apartmanın gelir ve giderlerinin düzenli bir şekilde kaydedildiği bir muhasebe aracıdır. Bu defter sayesinde apartman yöneticisi, mali durumu şeffaf bir şekilde kat maliklerine sunabilir ve yapılan tüm işlemleri belgelendirebilir. İşletme defterinin tutulmaması, Yönetimlerin Yıl Sonu Yapmaları Gerekenler yazımızda belirtiğimiz gibi kat maliklerinde güvensizlik ve suistimal riskini artırabilir.

İşletme Defterinde Neler Bulunmalı?

Gelirler: Aidatlar, kira gelirleri, faiz gelirleri vb.

Giderler: Maaşlar, su, elektrik, doğalgaz faturaları, onarım ve tadilat giderleri, aidat borçları vb.

Alınan ve verilen faturalar

Yapılan tüm işlemlere ilişkin belgeler

İşletme Defteri Nasıl Tutulmalı?

İşletme defteri, Yönetimlerin Yıl Sonu Yapmaları Gerekenler listemizde yer almakta ve geçmişe dönük olarak değiştirilemeyecek şekilde tutulmalıdır. Defterin her sayfası imzalanmalı ve tarih atılmalıdır. İşletme defteri, apartmanın genel kurulunda her yıl sunulmalı ve kat maliklerinin onayına sunulmalıdır. Eğer yaşadığınız yerdeki yönetimden memnun değilseniz bina yönetimi konusunda yardım alabilir veya Yönetici seçiminde dikkat edilmesi gerekenlere bakarak bilgi sahibi olabilirsiniz.